VWHK-GDPR

Viktig information från VWHK styrelse angående dataskyddsförordningen (GDPR)

Den 25 maj 2018 ersätts PUL (Personuppgiftslagen) med en dataskyddsförordning från EU, General Data Protection Regulation, GDPR.
Mycket av det som hittills funnits i PUL, finns också i den nya dataskyddsförordningen. Men, det är några nyheter, som VWHK vill uppmärksamma våra medlemmar på genom att ge denna information kring hur VWHK hantera personuppgifter inom vår klubb.

Kortfattat handlar GDPR om att

Inte samla in fler personuppgifter än nödvändigt för verksamheten
Samtycke för att hantera personuppgifter
Utse en registeransvarig
Radera inaktuella uppgifter

Personuppgifter

I medlemsregistret lagrar vi enbart uppgifter som det är nödvändigt för föreningen att ha; namn, adress, kontaktuppgifter, fordonsinformation. VWHK lagrar inte personnummer.
Enligt GDPR är personuppgifter inte bara namn, adress, telefonnummer och personnummer. Det kan även vara foton, registreringsnumret på en bil eller något annat som kan knytas till en viss person.

Samtycke

En viktig del av dataskyddsförordningen är att man måste få personens samtycke för att registrera personuppgifter, och upplysa om hur dessa kommer att användas.
För medlemsregistret bör det alltså framgå på ansökningsblanketten för medlemskap i föreningen att uppgifterna kommer att registreras i ett medlemsregister och i vilket syfte. Det är också viktigt att det framgår att medlemsregistret inte ingår i ett centralt register, samt att adresslistor lämnas till tryckeri inför varje utskick av tidningen Folkvagnen.

VWHK måste också säkerställa att vi har medlems samtycke att på hemsida och andra sociala medier publiceras/visas bilder och/eller personuppgifter.

Radering av gamla uppgifter

Ytterligare en nyhet, och viktig del av dataskyddsförordningen, är att gamla uppgifter måste raderas i såväl medlemsregistret som sociala media.
VWHKs leverantör av system för Medlemsregister Mawik följer GDPR och medlem kan själv välja att radera sina aktiviteter på Facebook gruppen som VWHK har.

Åtgärder fram till 25 maj som VWHK arbetar med

Säkerställ att vi inte har gamla uppgifter i vårt medlemsregister.
Se till att vi inte har fler uppgifter registrerade än vad som krävs för vår verksamhet.
Informera medlemmarna om vilka uppgifter som finns med i medlemsregistret och hur dessa hanteras.
Gå igenom hemsidan och Facebook och ta bort personuppgifter om ni inte har samtyckt.

Regler för VWHKs hantering av medlemsregistret och personuppgifter.

Medlemsregistret får inte användas till annat än för information till VWHKs medlemmar och styrelse för utskick, till exempel av information och inbetalningskort för avgifter samt adressinformation skickas till tryckeri inför utskick av tidningen Folkvagnen. I övrigt får personuppgifter i medlemsregistret endast delges myndigheter om de begär detta.
I samband med att VWHK styrelsemöte den 23 april 2018 utsågs en registeransvarig.

Dennes uppgift är:
– att övervaka registret så det uppfyller kraven i GDPR på de uppgifter som beskrivs nedan.

– att uppdatera registret när ändringar av uppgifter tillkommer samt säkerställa att Mawik som systemleverantör möter upp mot kraven i GDPR.

– att ta bort de personuppgifter som inte är aktuella, till exempel om en person upphör att vara medlem i VWHK.
Uppgifter som kan finnas i medlemsregistret och som den berörde medlemmen skall kunna få del av är:
Namn
Bostadsadress
Postnummer
Ort
Mailadress
Fordonsuppgifter
Rätt att använda medlemsregistret har förtroendevalda i VWHKs styrelse

Mer om dataskyddsförordningen finns att läsa på www.datainspektionen.se.